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Doing MORE with LESS
Productivité, productivité, productivité. Quel collaborateur peut y échapper aujourd’hui ? C’est LE maître mot des entreprises qui recherchent perpétuellement l’amélioration de leur résultat opérationnel. Bien sûr il est important qu’elles ne négligent pas leur responsabilité sociale (un collaborateur heureux = un collaborateur productif), mais aujourd’hui la réalité économique oblige chaque collaborateur à être le plus efficient possible : en faire plus avec moins !
Dès lors comment augmenter votre productivité ? Comment pouvez-vous amener de la valeur à votre entreprise ?
Avez-vous pensé à Excel ?
En 2016, 99% des entreprises utilisaient Excel. Et vous avez bien raison ! Ce logiciel puissant est familiarisé à un grand nombre d’entre nous. Qui plus est, la flexibilité et la personnalisation possible font d’Excel un outil adapté à bien des situations.
Il existe une multitude d’exemples pour augmenter sa productivité à l’aide d’Excel: gestion des stocks, suivi des budgets, reporting, planning et gestion vacances, programme d’analyse des données, etc.
En voici un, particulièrement relevant et assez représentatif de ce qu’on peut retrouver dans les entreprises :
Dès lors comment augmenter votre productivité ? Comment pouvez-vous amener de la valeur à votre entreprise ?
Extraction hebdomadaire des données “Ventes”
Chaque semaine, un collaborateur doit extraire, comparer les données « Ventes » en fonction de l’année N-1 et du budget et ensuite les envoyer aux différents responsables concernés.
Voici le processus détaillé :
En résumé :
- Temps de réalisation pour le processus hebdomadaire : 3 heure
- Temps de réalisation pour le processus annuel : 156 heures
- Risque d’erreurs : moyen à élevé (beaucoup d’étapes réalisées manuellement)
En prenant en compte un coût de mains d’œuvre de 80 CHF/heure, cette activité coûte 12’480 CHF par an à l’entreprise.
Excel vous offre un gain de temps considérable !
Voici maintenant le processus après automatisation du fichier :
En résumé :
- Temps de réalisation pour le processus hebdomadaire : 15 minutes
- Temps de réalisation pour le processus annuel : 13 heures
- Risque d’erreurs : faible (processus automatisé)
En prenant en compte un coût de main d’œuvre de 80 CHF/heure, cette activité coûte 1’040 CHF par an à l’entreprise. Soit une économie de 11’440 CHF/an.
L’investissement pour un projet de reporting dépend bien sûr de la complexité, cependant en 1 an votre investissement sera rentabilisé en coûts et surtout en énergie !
En plus de cette belle économie, le collaborateur gagne du temps dans le traitement des données (faible valeur ajoutée) et il a plus de temps pour les tâches à forte valeur ajoutée (analyse et prise de décision qui découlent de ces données).
