Pourquoi COLAS SUISSE a choisi un développement Excel sur-mesure ?

Pour un outil de gestion de bons de commande (Purchase order)

Colas Suisse SA fait partie du groupe Colas International, leader mondial dans la construction de route. Comptant une quinzaine de filiales en Suisse et travaillant avec divers fournisseurs, un contrat-cadre est en place pour chaque fournisseur afin de gérer les coûts.

1^ère problématique

Actuellement Colas investit sur le développement d’un logiciel ERP permettant une gestion globale et un meilleur suivi des achats. Cependant la conception et l’installation de ce logiciel arrivera d’ici environ 3 ans.

2^ème problématique

Pendant ce temps, un collaborateur interne, compétent sur Excel, avait développé un 1^er outil Excel pour le suivi des commandes afin d’instaurer également un suivi des achats auprès des chefs de chantier. Il pouvait ainsi vérifier que les clauses des contrats-cadre soient respectées et fournir des statistiques au responsable des achats pour 3-4 filiales du groupe.

Le jour où ce collaborateur a quitté son poste, son fichier Excel n’était pas maîtrisé par le reste du personnel. De plus, à l’interne, personne n’avait les compétences suffisantes en Excel pour continuer à utiliser cet outil, voir l’optimisé en vue aussi de l’utiliser à l’échelle du groupe.

La solution développée par Infogestion

Notre challenge fut dans un premier temps de comprendre l’univers de Colas Groupe afin de connaître leurs besoins détaillés et de réaliser un outil sur mesure. Ensuite, il était essentiel que chaque collaborateur puisse rapidement se familiariser avec cet outil et que leurs tâches soient facilitées.  Sur la base du fichier Excel de l’ancien collaborateur, nous avons optimisé et développé la gestion d’achat pour la rendre efficace et accessible à tous en quelques clics.

Nous avons rapidement résolu les problèmes et amené un regard extérieur

Notre développement d’un bon de commande sur Excel

Un Reporting rapide pouvant importer en 1 clic environ 10’000 bons de commande annuels pour avoir les tableaux de bord à jour.

L’outil de reporting importe et stock les bons déjà importés, ainsi si le bon est déjà importé, la macro passe au suivant, et donc il n’a pas besoin de lire les champs.

Un modèle de bon de commande par filiale, avec un n°, des articles, des collaborateurs et des chantiers filtrés automatiquement par filiale

Lors de l’import de la base de données, il analyse la filiale, et filtre chaque base avant de l’importer dans le bon de commande de la filiale

Le bon de commande doit pouvoir permettre d’importer un ancien bon avec de grosses commandes afin de gagner du temps, dans le cas où un bon est similaire (car les bons peuvent avoir jusqu’à 5 pages d’article).

Un menu article qui filtre automatiquement le produit

Pouvoir envoyer un e-mail de confirmation au fournisseur connecté à outlook après un clic sur la validation du bon

Nous avons créé un bon de commande (cf image) permettant la validation et l’import d’une base de données (collaborateurs/fournisseurs) par filiales automatisées. La validation d’un bon de commande permet de créer un PDF et un fichier Excel directement dans le dossier de ces dernières. De plus, nous avons créé un outil de Reporting permettant l’import des bons de commandes dans les dossiers respectifs du groupe et des agences. Ainsi les divers tableaux de bord et les statistiques de chaque filiale sont analysés facilement. Grâce à cet outil, chaque filiale ainsi que la centrale des achats ont un meilleur contrôle sur le respect des contrats-cadre lié à leur filiale.

Gain de temps et avantage pour Colas

Aujourd’hui, les chefs de chantier/projet vont pouvoir créer leurs bons de commande depuis notre outil de gestion Excel, puis nos formules et programmations se chargent de gérer automatiquement les tâches suivantes :

Validation du bon de commande en PDF

Exportation du bon de commande dans le dossier de la filiale et du chef de chantier

Suivi des commandes par collaborateurs / fournisseurs / chantiers

Tableaux de bord par filiale / chef de chantier

Tableaux de coûts par mois

Graphiques, statistiques

Reporting

Pourquoi Excel ?

Il permet de créer rapidement un outil performant et connu de tous. C’est un outil exceptionnel où ces ressources sont que très peu utilisées. L’avantage du software Excel est sa capacité à être modifiable en fonction de l’évolution de l’entreprise.

Pourquoi Infogestion ?

Une équipe passionnée d’Excel à votre service pour réaliser vos demandes, de vous trouver des solutions qui vous feront gagner du temps. De plus, nos compétences en gestion d’entreprise, vous assurent un conseil et une analyse de qualité avec un support à distance en cas de problème.